Zamanınızı nasıl daha iyi yönetebilirsiniz?

 

Tüm gün çalışıp gün sonunda halletmeniz gereken işlerden ancak çok azını halledebildiğiniz günler oluyor mu? Yapılacaklar listeniz hiçbir zaman tam anlamıyla bitmiyor ve vade koyduklarınızı ertelemek zorunda mı kalıyorsunuz?

İş hayatında terfi etmek, daha çok para kazanmak herkesin hedefi… Peki zamanı doğru yönetmeden bu mümkün olabilir mi? Cevap, hayır.

Başkalarının istediği işleri yapmaktan, başkalarının yarattığı problemleri çözmekten kendi işlerinizi yapamaz hale gelirsiniz. Bu düzensizlik çoğu zaman dead linle ları kaçırmanıza neden olur.

Öğle molalarını masa başında geçirmek ya da akşam geç saatlere kadar ofiste kalmak hatta eve iş götürmek doğru bir zaman yönetimi değil. Bu sizi terfi ettirmez aksine işlerinizi doğru planlayamadığınızı gösterir. Bütün yabancı şirketlerde çalışanlar neden mesaiye kaldıklarını yöneticilerine açıklamak zorunda? Çünkü zaman yönetimi iş disiplininde önemli bir kavram. Neyse ki yavaş yavaş yerli şirketlerde de bu bilinç oluşmaya başladı…

Peki sadece iş yerindeki zaman mı? Hayır iş dışındaki zamanımızı da doğru yönetmek çok önemli. İş yerindeki bu düzensiz verimsiz saatler kafa karışıklığını ve yorgunluğu eve taşımamıza neden olur. Akşam yemeği, çocukların ödevi, hazırlanması gereken sunumlar, acil dönülmesi gereken mailler derken kendimize vakit ayıramadan uyuyakalırız ve ertesi gün bir önceki günün aynısı olarak başlar… Yine yorgunluk ve biraz uyku ile aynı günün tekrarına uyanmak…

Nasıl geçtiğini anlamadığımız hayatımızı düzene koyabilmemiz, elimizden akıp giden zamanın iplerini kontrol altına alabilmemiz mümkün mü?

Her gününüz bir öncekinin aynısı geçiyor ve yapılmayan işler üzerine yenileri eklenerek birikmeye devam ediyorsa bu gidişe bir dur demenin zamanı gelmiştir.

Neler yapabilirsiniz?

  • Zamanını iyi yönetemeyen, parasını da yönetemez. Parayı verdiğiniz emek karşılığı kazanırsınız. Bu emek yeterince verimli değilse geri dönüşü de onun ölçüsünde olur. Bu yüzden sahip olduğunuz zamanı sahip olduğunuz para kadar değerli görmelisiniz. Şirketler sizden çalıştığınız saatleri ücretiniz karşılığında satın alıyor. Siz de o saatlerde onlar için hizmet veriyorsunuz. Bu saatleri boş geçirmeden verimli kullanmak, işleri zamanında yetiştirmenin maddi karşılığının mutlaka geleceği motivasyonu ile çalışmak önemli. Zamanınızı en az parayı harcadığınız kadar dikkatli harcamalısınız.
  • Günlük ve haftalık olarak yapılacak işleri 4 kategoride toplamanız gerekir.

1-Acil ve Önemli

2-Acil ve Önemli Değil

3-Acil Değil ve Önemli

4-Acil Değil ve Önemli Değil

Bu şekilde öncelik vermeniz gereken işleri daha net ayırt edebilecek ve zamanlama sorunu yaşamayacaksınız. Bunlar için birer örnek vermek gerekirse; fabrikadan çıkan tıra yanlış ürün yüklendiğini fark ederseniz bu acil ve önemli bir iştir. Bu sırada size gelen bir telefon ise acildir ancak önemli değildir. Sizi arayan kişiyi daha sonra da arayabilirsiniz. 2. Madde için önemli olmadığına karar verip sadece birinci maddedeki işler varken erteleme yapılabilir. Acil olmayan ancak önemli olan işlerse çalışma hayatının %80 ini kapsar. Hepsi önemlidir ancak acelesi yoktur Yine bunları kendi içinde aciliyet sırasına dizmeniz verimli iş bitirme açısından son derece önemli. Yine özel hayatınızdan bir örnek, spor yapmanız önemlidir ancak acil değildir, önce diğer işlerinizi bitirip daha sonra spor yapabilirsiniz. Son maddedeki acil değil ve önemli değil işlerimiz ise günlük hayatta rutin olarak yaptığımız bir gün yapmasak ölmeyeceğimiz işler. Örneğin masanızı düzenlemek ya da evi temizlemek gibi…

Bu liste ile hangi işten başlamanız gerektiği net bir şekilde ortaya çıkacaktır. Yapılmamış işlerin sizi verdiği huzursuzluk da azalacaktır.

  • Tam bir işe konsantre olmuşken gelen mail ya da telefon dikkatinizi dağıtır. Buna izin vermeyin. Bilgisayarın sesini kısın hatta telefonun fişini çekin gerekirse… Cep telefonunuzu sessize almanızı söylemeye gerek yok sanırım.
  • Özellikle sosyal medya bildirimleri kimin o anda ne yaptığı, ne dediği çok önemli hale geldi. Bu bize kendimize ait olan yaşadığımız zamanı unutturacak, zamanlama kabiliyetimizi bozacak kadar ileri seviyede. Öyle ki telefona dalıp gittiğimizde dakikaların nasıl geçtiğini anlayamıyoruz. Kapattığımızda ise elimizde başkalarının hayatlarından arta kalan bir iki dedikodu dışında koca bir hiç kalıyor… Ve uçup giden sadece internetiniz değil, motivasyonuz da oluyor… Başkalarının dışarıda içtiği kahve, gezdiği yerler sizi kafa olarak alıp oralara taşıyor ve dönüp bilgisayar ekranına baktığınızda mutsuz oluyorsunuz. O yüzden bırakın sosyal medya var gücüyle aksın… Siz molalarınızda göz gezdirmekle yetinin. Fikir almak için kullanın… İşinize, size ait zamanı çalmasına izin vermeyin.
  • Yorgunluk zaman yönetimin en büyük düşmanıdır. Yeteri kadar dinlenme fırsatı bulamayan çalışanların algılama kapasiteleri düşer, tahammülleri azalır. Konsantrasyonu bozulur ve sık sık ne yapması gerektiğini unutur ya da yapmaya hali olmaz, sürekli erteler. Bunun için uyku saatinizi öne çekmek bir çözüm yoludur.
  • Herkesin gün içinde daha verimli, enerjik olduğu saatler vardır. Acil ve önemli işlerinizi bu saatlerde hallederseniz günün geri kalanında rahat edersiniz. Örneğin eğer sabah enerjik gruptaysanız önemli toplantıları, sunumları, mailleri bu saatlerde halledip daha az önemli ve acil olmayan maillere cevap yazma, rapor hazırlama gibi işleri öğleden sonraya bırakabilirsiniz.
  • Hatırlatmalar hayat ve hata kurtarır. Günlük ve haftalık önemli işlerinizi cep telefonunuza indireceğiniz bir uygulamayla takip edin. Sizi asistanınız gibi uyarsın, hatırlatsın. Kalem kağıt insanıysanız her gün ajandanıza bakabiliyorsanız işlerinizi buraya not alın… Beyninizin yardımcılarını verimli kullanın.
  • L şeklindeki çalışma masaları işleri kontrol etmek için daha verimli bulunuyor. Masanın bir tarafı acil diğer tarafı daha az acil işler için ayrılabilir. L masa perspektifinizi geniş tutarken odaklanmanızı bilgisayarda tutar.
  • Takılıp kaldığınız işlerle inatlaşmayın. Biraz ara verin, kafanızı topladığınızda tekrar bakın. Aynı sınavlar gibi, işlerde de aynı soruna takılıp vakit kaybetmeyin.
  • Maillerinizi sürekli kontrol etmeyin. Saat başı bir kez bakmak ve cevaplamalar için sabah yarım saat, öğlen yarım saat cevap zamanı ayırmak faydalı olabilir.
  • Masa etrafındaki dikkat çekici objeleri azaltın. Sürekli konuşmak isteyen, mola verelim diye sizi ayartan arkadaşlarınızı kibarca geri çevirin. Sizin çalışma prensibiniz sizi ilgilendirir. Siz kendi istediğiniz zaman mola verin, ya da ortak molaları uygun bir zamana çekmeyi teklif edin.
  • Aynı anda birkaç işle birden uğraşmak yerine tek bir işe yoğunlaşmak işleri daha çabuk bitirmenizi sağlar. Kafanız karışmaz.
  • Örnek aldığınız kişilerin çalışma disiplinlerini de kendinize örnek alabilirsiniz.
  • Yapılacaklar listenizin yukarıdaki ayrımını her gün, her hafta yeniden kontrol ederek düzenlemeyi unutmayın.
  • Etrafınızı ve bilgisayardaki dosyalarınızı, maillerinizi düzenli tutarsanız aradığınızı bulmak için vakit kaybetmemiş olursunuz.
  • Ofisten çıkarken kafanızı da yanınıza alın. Aklınızın işte kalması ne işinize yarar ne iş dışındaki hayatınıza… İş sonrası kendinizle ilgilenin işle alakasız farklı şeylerle uğraşın. Neredeyseniz kafa olarak da gerçekten orada olun. İşteyken iş kafası, evdeyken ev kafası kullanın 🙂

Çok para kazanmak, kısa sürede terfi almak için zamanınızı doğru yönetmeyi ve verimli kullanmayı öğrenmelisiniz.

Ayrıca zamanını iyi yöneten bir insan olarak kendinize eğlenmek, gezmek, değişik hobiler edinmek, arkadaş ve aileye gibi konularda daha fazla zaman ayırmanız da kendinizi daha iyi hissetmenize yardım edecektir.

Yorum Ekle